Kuinka järjestää Home Filing System 7 vaiheet

01/07

Kuinka perustaa paperin arkistointi + tallennusjärjestelmä, joka toimii sinulle ikuisesti

Taistelu on todellista: asiakirjojen hallitseminen ja paperihäiriö ovat kaatopaikkoja. Siksi on ratkaisevan tärkeää perustaa helppokäyttöinen arkistointijärjestelmä, jota käytät. Tänään me voimme tehdä yhdessä.

tavoite

Opi luomaan koti-arkistointijärjestelmä, jota käytät loppujen lopuksi. Sen on oltava joustava, jotta se sopii elämäntapamuutoksiin, ja sen on oltava yksinkertainen, jotta se pysyy yllä.

Mitä tarvitset

• Arkistokaappi tai arkistolaatikko
• Ripustettavat tiedostokansit (pidän näistä värillisistä, jotka on kuvattu yllä)
• Työpöytätiedosto
• paperisilppuri
• Kierrätys astia
• Tiedostojen kansiot
• Label maker tai kynä

Ajoitus

Tämä on viikonlopun hanke. Emme suosittele tämän aloittamista viikonloppuna töiden / koulun pitkän päivän jälkeen jne. Aloita tämä lauantaina tai sunnuntaina aamuna, joka on varustettu kahvi tai tee, ja anna tämä tehtävä.

02/07

Kerää kaikki teoksesi yhteen yhdessä paikassa

Ensimmäinen askel kotihakemistojärjestelmän perustamiseksi on, että kaikki tiedostot ja papereidensiirto suoritetaan samaan tilaan, jotta voit lajitella, kierrättää ja pilkkoa. Kun kaikki yhdessä paikassa on seuraavat edut:

1. Se pitää sinut keskittymään käsillä olevaan tehtävään. Kun yrität suorittaa tehtävän, jota et ole innoissaan (kuten arkistointi), minkä tahansa tekosyyn vaeltaa ja aloittaa toinen uusi projekti. Jos sinulla on kaikki tarvitsemasi tarvikkeet (lueteltu tässä) ja kaikki paperisi samassa paikassa, sinulla ei todellakaan ole mitään tekosyytä vaan kaivaa sisään.
2. Sinä olet perusteellisempi. Suorittaen kotisi etukäteen, sinun ei tarvitse toistaa tehtävää muutaman viikon kuluttua, kun huomaat unohtuneen pino paperista pesutupa.

Muutama paikka etsiä papereita (muut kuin selkeät kirjoituspöydät, arkistokaapit ja postikapas):

1. Olohuone. Paperit pyrkivät kerääntymään olohuoneeseen, koska meillä ei useinkaan ole käsitystä siitä, mitä heidän pitäisi tehdä. Siksi sinun pitäisi aina laittaa papereita et ole varma, mitä tehdä vielä minun postissa laatikossa.
2. Laukut . Reput, työpussit, käsilaukut, kuntosalilaukut ja matkalaukut.
3. Keittiö. Paperipinoilla on keino päästä keittiöön. Tämä johtuu siitä, että keittiö on usein ensimmäinen paikka, jossa käymme, kun kävelemme oven läpi.

Joten kerää kaikki paperisi ja sitten ...

Valitse hyvä paikka kovalla pinnalla, johon voit luoda 5 paalua. Tämä voi olla keittiöpöytä, vierashuone tai pöytä, jos se on riittävän suuri. Jos sinulla ei ole tarpeeksi suurta pintaa, myös lattia toimii.

Jos sinulla on niin paljon papereita, paalut voivat kaatua, käyttää säiliöitä tai jopa pahvilaatikoita. Merkitse ne pitämään ne erillään ja välttämään virheitä - kuten vahingossa hakkaamaan viime vuoden veroilmoituksia kierrätykseen.

03/07

Erota teoksesi viiteen luokkaan

Nyt on aika päästä alas liiketoimintaan. Sinun on koskettava jokaista paperia ja tehtävä päätös siitä.

Sääntö: Sinun on tehtävä päätös jokaisesta paperista. Se menee johonkin näistä 5 kategoriasta:

1. Toimi: Papereita, joihin sinun on ryhdyttävä toimiin ja hävitettävä sitten. Älä sekoita näitä, mitä me viittaamme alla olevaan luokkaan "Kotitalous". Kotitalousasiakirjat jätetään pysyvästi, Action-tiedostoja aiotaan käyttää kerran ja sitten hylätään.
   Esimerkkejä: kutsut, pysäköintiliput, tapaamismuistutukset, kotitehtävät, laskuja jne.

2. Arkisto: Papereita tai asiakirjoja, jotka sinun täytyy kiinnittää, mutta sinun ei tarvitse viitata tai käyttää enemmän kuin kerran tai kahdesti vuodessa.
   Esimerkkejä: verotulot, lääkärintodistukset, akateemiset tiedot, todisteet, jotka olet osallistunut tuomaristoon, teot, vuokrasopimukset, sopimukset jne.

3. Kotitalous: Nämä ovat asiakirjoja, joita käytät pitämään talosi (ja elämäsi) käynnissä.
   Esimerkkejä: kuponkeja, reseptejä, käyttöohjeita, tämän vuoden verojen kuitit, tulevien matkojen asiakirjat jne.

4. Kierrätä: Papereita ja asiakirjoja, jotka eivät kuulu mihinkään yllä olevaan luokkaan, eivätkä sisällä henkilökohtaisia ​​tietoja.
   Esimerkkejä: roskaposti, seminaarin työarkit, joita et enää ole kiinnostuneita, sanomalehdet, aikakauslehdet, vanhat kotitehtävät joita et tarvitse, käytetyt kirjekuoret jne.

5. Raivo: paperit ja asiakirjat, jotka eivät kuulu luokkiin 1-3, mutta sisältävät henkilökohtaisia ​​tunnistetietoja.
   Esimerkki: Luottokorttimaksut, vanhat pankkitilit, laskut jne.

04/07

Declutter + Hylkää asiakirjat ja tiedostot, joita ei enää tarvita

Suurin paalusi kierrätetään. Kierrätä ne ensin - tavoitteena on pienentää paperin määrää mahdollisimman nopeasti.

Seuraavaksi hienonnetaan silppurit - tähän pitäisi sisältyä mikä tahansa, joka tunnistaa sinut nimesi ja osoitteenne ulkopuolella.

Vaihtoehtoisesti tämä konttien säilytystila on erittäin edullinen ja erittäin käytännöllinen niille, jotka ovat sairastuneita siitä, että olet rikkoutunut. Tällä tavoin voit yksinkertaisesti leimata ID-tiedot ja kierrättää postia ja asiakirjoja henkilökohtaisilla tiedoilla, eikä murskata.

Nyt kun olet heittänyt roskaa, on aika päästä alas perustaa järjestelmä, joka on:

1. Helppo käyttää, joten käytät sitä todella;
2. Joustava, jotta se voi mukautua elämää koskeviin muutoksiin ja uusiin projekteihin. ja,
3. Varmista, että kun tarvitset jotain nopeasti, löydät sen.

Kauneus täällä on, että voit rikkoa näitä luokkia alas riippuen määrän paperia, joka tulee ja ulos kotonasi tai toimistosi.

05/07

Aseta arkistotiedosto kotihakemistoosi

On melko helppo päättää, mitkä papereita menevät arkistotiedostosi. Nämä ovat tärkeimpiä omistattuja papereita. Ne ovat todiste siitä, että sinä ja perheesi on olemassa, maksat veroista, omistat kodeitasi ja autosi, olet opiskellut yliopistosta ja matkustat maasi ulkopuolelle passiin tai viisumiin. Jos olet yrityksen omistaja tai sinulla on useampi kuin yksi omaisuus, tämä tiedosto on vieläkin suurempi.

Tässä on luettelo perusasiakirjoista, jotka säilytetään tässä tiedostossa:

• veronpalautukset
• potilastiedot
• akateemiset tiedot
• todisteita, joita palvelette tuomaristo
• tekoja
• vuokrasopimukset
• sopimuksia
• passit
• niin turva-kortteja
• työsuoritukset
• kaste-todistukset
• henkivakuutus / eläkeasiakirjat

Tallenna nämä paperit tiedostoruutuun merkityissä kansioissa. Harkitse tulenkestävän laatikon hankkimista, kun aloitat hankkimalla enemmän "juttuja" turvallisuuden säilyttämiseksi.

pidä usein käyttämiäsi tiedostoja (eli muutaman kerran vuodessa) edessä. Vastusta kiireestä järjestäksesi tämän tilan yli, koska jos olet liian tarkka, se tekee todella vaikeammaksi löytää asioita, kun todella tarvitset niitä. Yleensä, jos olet syöksy arkistotiedostosi, todella tarvitset sitä paperia niin tekevät siitä mahdollisimman helppoa itsellesi.

Tässä ovat minun luokitteluni:

• akateeminen
• Auto
• työllisyys
• taloudellinen
• terveys
• ID
• vakuutus
• Kiinteistöt

Järjestä ne aakkosjärjestykseen, mutta säilytä ID-tiedosto etukäteen. Tämä on asioita, kuten syntymätodistus, passisi, sosiaaliturvakortti ja kaste-todistus. Tämä on myös silloin, kun pidät avioliittoluvasi.

Tallentaa nämä paperit, harkitse voimakkaasti High-Security Deed Box, joka alle 50 dollaria, on suuri arvo *. Toinen vaihtoehto on High-Security Prescription Box. Tämä on suunniteltu lääketieteellisiin tarvikkeisiin, mutta se pystyy helposti pitämään useita kankaita menettäviä papereita.

Voit luoda omat DIY-tiedostosi tai käyttää FileSolutions Home Filing System -ohjelmaa.

* Jos menetät nämä tiedostot, päädyt maksamaan paljon, paljon enemmän saadaksesi kopioita rekisterinpitäjiltä, ​​kaupunginjohtajilta, oppilaitoksilta jne., Joten 50 dollaria on kannattava, älykäs investointi.

06/07

Aseta kotitaloustiedosto

Tässä on hyvä peukalosääntö siitä, mitä sinun pitäisi tallentaa kotitaloustiedostoosi: mitä tarvitset tulevaisuudessa, mutta sinun ei tarvitse ryhtyä toimiin juuri nyt, joka ei kuulu arkistotiedostosi. Käytä esimerkkinä omia kotitaloustiedostoasi (Household Workbook), jotta saat paremman käsityksen siitä, mitä tallennetaan tähän tiedostoon ja mitä ei.

Ennen tiedostojen tai laatikon sijaan luotiin sideaine, jossa on osioita ja sitten taskuja, kuten esimerkiksi kupongit ja lahjakortit. Voit käyttää tätä sideainetta ja jakaa seuraavat osat:

• Kuponkeja / Groupons
• Lahjakortit
• Tulevat matkat / matkat asiakirjat
• Ennakkoedut, jotka olen lähettänyt ja odotan saadakseni tarkistuksen takaisin
• Suuret lipputuotteita koskevat kuitit, kuten laite tai suuri huonekalu
• Pidä kaikki taskukorttisi tasku
• Huomautukset ja referenssimateriaalit tuleville projekteille, joita olet tekemässä
• reseptit *
• Verotulot
• Auton / kodin / vuokralaisen vakuutukset

Voit todennäköisesti skannata useimmat näistä Evernote-tilistä , mutta sitten silloin, kun tarvitset niitä, sinun täytyy tulostaa ne uudestaan, joten kirjoita se tähän muistikirjaan ja soita se kotitalouskansioon.

* Pidä erillinen tiedosto resepteistä, jotka haluat palata jonain päivänä, mutta et ole.

07/07

Aseta toimintotiedosto

Toiminta-arkisto on papereita, joihin sinun on ryhdyttävä toimiin ja hävitettävä sitten. Kaikki asiakirjat tai paperi, jotka on jätettävä pysyvästi tai pitkään (yli kuukauden ajan), kuuluvat todennäköisesti kotitaloustiedostoosi.

Toimintatiedostot ovat:

• Käytetään kerran ja sitten heitetään pois; tai,
• Tiedostot, joihin odotat toimia.

Käytä laatikkoa pitämään nämä paperit erityisesti, ja suosittelemme tätä laatikkoa. Valitse oranssi, koska se on näyttävä väri ja ajattelu on, se vie sinut läpi laatikon vähintään kerran viikossa. Tämä voi myös kaksinkertaistaa In-ruutuun, jotta voit auttaa hallitsemaan postia .

Tässä on esimerkkejä siitä, mitä pidät Action-tiedostossasi:

Saapuva posti:

• Kaikki, mitä saat sähköpostissa, menee tähän tiedostoon
• Jokainen paperi jonka joku käskee sinua tai tarttuu ja laukaisee käsilaukussa menee tähän

Kalenterit:

• Kutsut tuleviin tapahtumiin ja niihin tuleviin suuntiin tai vastauskortteihin
• Laskut maksaa ja sitten murskata tai kierrättää
• Lupa liukuu allekirjoittamaan
• Nimitysohjeet

Maksettavat tuotteet:

• Pysäköinti liput maksamaan
• Laskut maksaa

Tuotteet Odotan sinua:

• Vastaanotat kaiken, mitä olet äskettäin ostanut, jos päätät palata. Jos esimerkiksi saat paketin Amazonilta, heität pakkausliuoksen tässä pakkauksessa, jos tuotteet eivät toimi ja sinun on palautettava se. Ditto muiden vastaanottamiesi pakettien osalta.
• Vastaanotetaan mitä odotat. Esimerkiksi jos olet toimittanut laskun vakuutusyhtiölle ja odotat korvausta, se menee tähän tiedostoon. Jos olet palauttanut jotain ja odotat, että hyvitys näkyy pankkitilillesi tai luottokorttilaskuksi, se menee tähän ruutuun.

Voit hajottaa tämän tiedoston useampiin luokkiin, mutta on helpompi vain nakata kaikki tässä ruutuun ja sitten käydä läpi se kerran, kahdesti tai kolmesti viikossa. Siinä vaiheessa voit kierrättää tai hajottaa mitä ei enää tarvita, arkistoida arkistoon tai kotitalouteen liittyviä asioita ja ryhtyä toimiin mitä tahansa, johon on vastattava. Tavoitteena on pitää tämä tiedosto mahdollisimman pienenä.

Mutta ... temppu on, että sinun täytyy käydä läpi tämä tiedosto vähintään kerran viikossa, mieluiten useammin. Suosittelen erityisesti lisäämään tämän tehtävän Personal Weekly Organizing Routine -työhön , tällä tavalla tallennat ja tallennat suhteellisen pienen määrän papereita kerran viikossa pikemminkin kuin