Kuinka hallita postia 5 vaiheessa

Oppiminen sähköpostin hallintaan on yllättävän pelottava organisointitehtävä, koska et voi vain visuaalisesti järjestää postia, sinun on lukea ja koskettaa kaikkia asiakirjoja tiedostojen luovuttamiseksi tai hävittämiseksi. Paras reitti kiinteään hallintaan on vähentää kotiisi tulevaa paperia. Lue ohjeita siitä, miten voit hallita postia neljässä vaiheessa.

• 01/05

  Hylkää junk

  Vähennä saamasi postin määrää pysäyttämällä joukkomyynnin tulva.

  Vannon, jos olen koskaan kadonnut, J-miehistön luettelon löytävät minut ensin. Leikattavan vastaanottamasi roskapostin määrä vähentää aikaa, jonka käytät sähköpostin hallintaan. Vähemmän mailia = vähemmän aikaa.

  Bonus: Se on hyväksi ympäristölle.

• 02/05

  Ajoittakaa se

  Useimmat ihmiset lajitellaan postin läpi kävellessään ovella töiden jälkeen ja usein pysähtyvät keskelle työntääkseen takkinsä tai kääntäen huomionsa päivälliseen. Vastusta kiireestä hallita postia, kunnes sinulla on aikaa ja huomiota antaa tämä tehtävä.

  Syyt:

  1. Jos lajit matkalla ovesta, on todennäköistä, että et ole valmis hallinnoimaan postia tuolloin. Tarvitset oikeat työkalut (alla) ja huomiota päättää, kuinka käyttää tai hävittää jokainen pala.
  2. Älä kosketa paperia useammin kuin kerran, jos sinulla ei ole liikaa. Tämä tekee paperin johtamisesta niin uuvuttavan: sinun täytyy lukea se aina! Odota kunnes olet valmis hallitsemaan ja hävittämään.

  Voit järjestää sähköpostisi joko päivittäin tai kerran viikossa.

• 03/05

  Työkalut

  Käytä oikeita työkaluja hävittää, kierrättää tai vastata postisi.

  Mitään hienoa, mutta sinulla on seuraavat asiat:

  1. Shredder-Kaikki mitä sinun on tunnistettava nimiäsi ja osoitteeltasi pitempää tietoa, tulee hioa heti.
  2. Kierrätyskori - Useimmat postit voidaan kierrättää välittömästi (ajatella: kuponkeja, lentäjiä, ilmoituksia).
  3. Arkistointijärjestelmä ja kalenteri - Mailin on toimittava välittömästi tai tulevaisuudessa.

  "Tulevaisuudessa", tarkoitan todella käsillä. Älä jätä silppuri- ja kierrätysastiat erillisissä huoneissa. Käsittelen postimyyntiäni sekä kierrätysastiassa että silppurilla, ja sitten tuon sähköpostin, johon minun täytyy ryhtyä toimiin pöydälleni, jossa minulla on kalenterini ja työpöydän arkistointijärjestelmä. Suosittelen erillistä pöytätason tiedosto-laatikkoa sekä arkiston arkistointilaatikkoa sähköpostiorganisaatiolle.

• 04/05

  Perustetaan järjestelmä

  Jokaisesta postilehdestä löytyy 3 'loppupelejä':

  1. Toimenpide - Mailin on ryhdyttävä toimiin heti tai lopulta. Tällainen posti jaetaan edelleen muihin luokkiin kuten arkistoon / referenssiin, vastauksiin, toimintaan jne.
  2. Kierrätä - Roskaposti, jolla ei ole arvoa sinulle, eikä tunnistetietoja sen nimestäsi.
  3. Raaputus - Jokainen postilaatikko, jolla on tunnistetietoja sen nimen ja osoitteen lisäksi. Tähän sisältyisi sosiaaliturvatunnuksia, syntymäpäiviä, luottokorttitietoja jne. Etkö ole varma, onko sinun kannattaa kierrättää tai pilkkoa? Katso, mitä hävittää ja lukea lisää identiteettivarkaudesta: Miten suojata itsesi henkilöllisyyden varastamiselta.

• 05/05

  Pidä se

  Vain muutamia tapoja pitää tämä yllä:

  • Jokainen musta perjantai (joka on päivä kiitospäivän jälkeen), kun kaikki muut ovat ostoksilla, kerään kaikki luettelot, joita en enää halua vastaanottaa ja jotka kutsuvat heitä peruuttamaan.
  • Seuraa viikoittaista järjestelytapaa , jossa hoidamme postia viikoittain.
  • Voit lukea lisätietoja siitä, miten hoidan postia päivittäin.