Oikean sähköpostin etiketin merkitys

Oletko koskaan saanut sähköpostia, joka jätti sinut miettimään sitä henkilöä, joka lähetti sen? Tai vielä pahempaa, oletko koskaan lähettänyt sähköpostin, jonka jälkeen olet pahoillasi?

Vastaanottavan huonoisen sähköpostin päästä voi jäädä päänne ravistamalla ja yrittää selvittää, mitä maan päällä toinen ihminen ajatteli. Se, joka lähetti sen, voi pilata muutoin erinomaisen päivän, ja sillä voi olla haitallisia seurauksia myöhemmin.

Sähköpostin kopioinnin nopeus on tehnyt sen ensisijaiseksi viestintämenetelmäksi. Olipa lähetät henkilökohtaisen tai yrityksen sähköpostin, asianmukaisen etiketin noudattaminen on välttämätöntä väärinkäytösten tai vaikeiden tunteiden välttämiseksi.

Seuraa kultaista sääntöä käsittelemällä vastaanottajaa niin kuin haluat. Ennen kuin napsautat "lähetä" missä tahansa sähköpostissa, ota hetki ja anna sille lisää lukulatausta. Sähköpostien tehokas käyttö voi antaa sinulle positiivisen valon esimiehesi kanssa ja saattaa jopa antaa sinulle mahdollisuuden edetä, kun on aika kampanjalle .

• 01/10

  Älä ota yksityisyyttä

  Muista, että yritys ja henkilökohtainen sähköposti eivät välttämättä ole yksityisiä. Yrityksesi on oikeus lukea toimistolta lähetettyjä tietoja, joten älä koskaan kirjoita ja lähetä henkilökohtaisia ​​tai erittäin arkaluonteisia tietoja töistä. Henkilökohtaiset sähköpostit kotona voidaan lähettää, joten älä laita mitään kirjallisesti, mikä voi aiheuttaa ongelmia, jos se päätyy väärään henkilöön.

• 02/10

  Pysy kaukana hyökkäävistä huomautuksista

  Vältä loukkaavia kommentteja sähköpostissasi. Tämä sisältää rasistisia, seksistisiä tai negatiivisia huomautuksia toisesta henkilöstä tai yrityksestä. Jos saat loukkaavaa sähköpostia, älä vastaa tai lähetä sitä kenellekään. Älä koskaan käytä sähköpostia sanomaan jotain, joka voi olla väärin pomolle .

• 03/10

  Älä huuda

  Muista, että kun kirjoitat kaikki korkit, sähköpostisi tulee huutaen. Jotkut ihmiset ajattelevat, että heidän viestinsa on helpompi lukea, mutta näin ei ole. Käytä fonttia, joka on helppoa silmissä, kun sitä lukee tavallisissa kirjaimissa.

• 04/10

  Muokkaa viestejäsi

  Muokkaa sähköpostiviestejäsi ennen kuin lähetät ne. Käytä oikeinkirjoitusohjelmaa ja siirrä kaikki yrityksen sähköpostit varmistaaksesi, että sinulla on oikea kielioppi. Haluat aina esitellä itsesi ammatinharjoittajana kirjeenvaihdossa. Tarkista henkilökohtainen sähköpostiosoitteesi sen jälkeen, kun olet kirjoittanut sen, jotta varmistat, että se saavuttaa haluamasi pisteen. Yksittäisen sanan pudottaminen voi muuttaa lauseen merkitystä.

• 05/10

  Vastaa varoen

  Tietää oikea tapa vastata vastaanottamiin sähköposteihin. Huomioi lähettäjä ja muut kentät "to" ja "cc". Vastaa mahdollisimman nopeasti sen sijaan, että annat "tallennetun" kansion liian ahtaaksi.

  Vältä etsimään "vastaamaan kaikki" ennen kuin katsot, kuka on otsikkokohdassa. Vastauksesi voi sekoittaa muita luetteloon tai saatat päätyä lähettämään tarpeettomia tietoja ihmisille, joita et tunne. Ainoa kerta, kun klikkaat "Vastaa kaikki" on, jos olet varma, että kaikki tarvitsevat lähettämät tiedot.

• 06/10

  Tutustu sähköpostiin

  Tunne työkalut ja tyyppiset sähköpostit. Tämä sisältää "to", "cc", "bcc" ja aiheen rivit. Pääasiallisen vastaanottajan tulee olla "-kentässä". Jos haluat kopioida jonkun, sinun pitäisi normaalisti lisätä kyseinen henkilö "cc" - tai hiilikuitukenttään. Jos joku on kopioitava ilman, että luettelossa olevat henkilöt vastaanottavat hänen sähköpostiosoitteensa, käytä "bcc" - tai sokea hiilikuitua. Vain kopioi ihmisiä, jotka tarvitsevat tietää lähettämäsi tiedot.

  Älä koskaan siirtä ketjun sähköposteja. Nämä voivat olla hankalia ja tukkia ihmisten sähköpostiosoitteet häiritsevän kohtaloksi . Et halua tulla henkilöksi, joka välittää viestejä, jotka voivat olla tai eivät ole totta.

  Sinun tulee aina täyttää yritystietoisen sähköpostiviestin aihealue, ja se on suositeltavaa henkilökohtaisessa sähköpostissa. Pidä aiheen viiva mahdollisimman lyhyt ja vain yksi aihe lähetyksessä.

• 07/10

  Pidä se lyhyt

  Useimmat ihmiset mieluummin pitävät lyhyitä sähköpostiviestejä kuin pitkiä, säröjä olevia viestejä. Jos mahdollista, ilmoita kohta muutamissa lauseissa. Jotta pidempi viesti aloitettaisiin johdantokappaleella, jossa ihmiset saisivat tietää perusasiat. Jos sinulla on useampi kuin yksi aihe, jakaa viestisi useampaan kuin yhteen postitukseen, yksi aihe sähköpostilla.

• 08 of 10

  Katso äänesi

  Säilytä positiivinen sävy sähköpostiviesteissäsi. Muista, että hätävaraiset huomautukset saattavat törmätä keskipitkän sijaan kuin hauska. Tallenna sarkastinen huumori puheviestintään, jotta muut voivat kuulla äänesi äänen. Tämä sisältää myös vihan. Sinun tulisi aina välttää lähettämään vihainen sähköpostiviestejä tai voit vaarantaa henkilön, jonka kanssa työskentelet tai välität.

• 09/10

  Käytä ensisijaisia ​​lippuja harkinnan mukaan

  Jos sinulla on korkean prioriteetin lippu, käytä sitä vain tarvittaessa. Käyttämällä sitä liikaa on lopulta vastakkainen vaikutus, jonka haluat ja lähetät sähköpostiviestit vastaanottajien prioriteettiluettelon alaisuuteen.

• 10/10

  Kirjoita nimesi

  Älä unohda allekirjoittaa sähköpostiviestejäsi. Vastaanottajat saattavat ärsyttää, jos heidän täytyy selata ylös ja selvittää, kuka on lähettänyt viestin. Jos odotat vastausta puhelimitse, muista lisätä numero, vaikka tiedät henkilön, että se on tiedostossa. Sähköpostin tarkoitus on säästää aikaa, ja lopettaa, mitä hän tekee, hidastaa asioita. Jos sinulla on allekirjoitusviiva, pidä se päivitettynä oikealla sähköpostiosoitteella ja puhelinnumeroilla.