Sähköpostiviestien lähettäminen, jotka kommunikoivat hyvin
Sähköposti on yksi ensisijaisista tavoista, joilla ihmiset lähettävät kirjallista viestintää nyt, eikä ole todennäköistä, että se muuttuu koskaan. Se on helppoa, nopeaa ja ei vaadi leimaa.
Poissa ovat ne päivät, kun olet odottanut viikon tai enemmän kirjeen tai vastauksen postissa. Ei ole välttämätöntä tehdä hätäkäynnit postitoimistoon punnitsemalla kirjekuoria ja poimimaan tarpeeksi postimerkkejä laskuille ja kirjeille. Itse asiassa monet ihmiset eivät ole koskaan edes käsitelleet kirjekuoria tai lähettäneet kirjeen Yhdysvaltain postilaitoksen kautta.
Sähköpostista on tullut yksi helpoimmista ja nopeimmista tavoista kommunikoida sekä henkilökohtaisesti että liiketoiminnassa. Tämä on tullut ilmiöksi, että yhä luotettava United States Postal Service kamppailee löytää keinoja pysyä liiketoiminnassa.
Ei ole yllättävää, että sähköpostietiketti , jota usein kutsutaan Netiquetteksi, on nykyisen kulttuurin kuuma aihe. Sähköpostit lähetetään päivittäin laajan osan amerikkalaisista. Useimmat yritykset käyttävät sähköposteja kommunikoimaan työntekijöiden kanssa koko päivän ajan. Lähes jokaisella kotitaloudella on ainakin yksi tietokone, jolla on internetyhteys, ja kotitalouksissa on äitejä, isiä, lapsia, teini-ikäisiä ja ehkä jopa isovanhempia. Kaikki tai useimmat näistä vastaanottavat ja lähettävät sähköpostia.
Elämme mikroaaltouunissa, internetissä toimivaa yhteiskuntaa, eikä kukaan halua ottaa aikaa kirjoittaa pitkäkestoista kirjettä, vaikka se onkin niin intiimimpi ja henkilökohtaisempi. Silti on monia olosuhteita, joissa sähköposti toimii paremmin kuin etana.
Seuraavassa on joitain etikettiasioita ja ei pidä mielessä, kun kirjoitat sähköpostiviestejä.
- Valmistella. Ennen kuin aloitat sähköpostin kirjoittamisen, olkoon se alkuhuomautus tai vastaus, sinun on kysyttävä itseltäsi, mitä haluaisit kommunikoida. Lyhyesti sanottuna, mikä on sinun tarkoitus kirjoittaa? Kun tiedät, voit lukea valmiin sähköpostiviestin ennen sen lähettämistä varmistaaksesi, että olet saavuttanut tavoitteen. Jos se tekee arvosanan, lähetä se sitten; jos teksti on hämmentävä, kova tai epäselvä, ehkä sinun pitäisi aloittaa uudelleen.
- Kommunikoida. Muista, että kommunikoi todellisen henkilön kanssa, joka vastaanottaa tämän viestin. Tässä mielessä sinun on osoitettava henkilö nimen ja olla kunnioitettava. Jos tämä on vastaus vastaanotettuun sähköpostiin, sinun on syytä käsitellä kysymyksiä tai pyyntöjä varhaisessa vaiheessa.
- Hengittää. Olemme kaikki syyllistyneet johonkin pisteeseen tai toiseen menettämiseen. Jos saat sähköposteja, jotka vihaavat tai häiritsevät sinua, älä vastaa luontoissuorituksina. Ota korkea tie ja vastaa vain vastaamaan vastaanottoon tai kestämään jonkin aikaa ennen vastaamista, jotta voit rauhoittua ja vastata hyvin harkitulla viestillä. Et koskaan halua vastata sähköpostiin (tai muuhun viestintään) vihaan. Kun olemme vihainen, meillä on taipumus sanoa (tai kirjoittaa) sellaisia asioita, joita me emme tarkoita eikä tarvitse sanoa. Muista, että kun sähköpostisi lähetetään, se on ikuisesti.
- Ole avoin. Kohderyhmäsi on todellinen esitys siitä, miksi otat yhteyttä vastaanottajaan. Käytä postin aiheeseen liittyviä lauseita. Tämä pätee, muodostaako yritys tai henkilökohtainen sähköposti. Jos esimerkiksi kirjoitat äidillesi sähköpostiviestiä hänen vierailustaan ensi viikolla, otsikkorivin pitäisi lukea jotain, kuten "vierailusi".
- Tutkimus. Jos lähetät sähköpostiosoitetta liikekumppanille, sinun on käytettävä sukunimeäsi ja nimikettä. Tee tutkimus ja ota vastaanottaja oikein. Yhtiön toimitusjohtajaa voitaisiin joko käsitellä herra Taylorissa tai presidentti Taylorissa.
- Oikeinkirjoituksen tarkistus. Oikoluvun käyttäminen on tärkeätä, kun kommunikointi tapahtuu kirjallisesti. Kun lähetät virheilmoituksen sisältävän merkinnän, se ilmoittaa, että olet huono tai että et kiinnitä huomiota yksityiskohtiin. Yritä aina suorittaa oikoluku tai käyttää automaattista korjausta. Lue sitten uudelleen, jotta varmistat, että sanat, joita haluat käyttää, eivät ole automaattisesti korjattuja.
- Oikolukea. Sinun on otettava muutamia muutamia sekunteja tai minuutteja, jotka ovat välttämättömiä, jotta voit tehdä nopeasti oikolukua mistä tahansa sähköpostista, jonka aiot lähettää. Ota tämä aika muokataksesi vaikeita lauseita tai asettamaan puuttuvat välimerkit.
- Katso sävyä. Joskus sähköposti saattaa erota toisistaan kuin aiot. Sähköpostisi sävy on erittäin tärkeä ja yhtä tärkeä kuin viestisi. Koska tämä on kirjallista viestintää, varmista, että äänesi on miellyttävä ja että se on todellinen esitys siitä, mitä haluat sanoa. Muista, että vastaanottaja ei voi kuulla ääneen hymyillen tai nähdä hymyn kasvoillasi. Ellei haluat ennakoida kaikkea kirjoitusasi, sinun ei pidä välttää sellaista sähköpostiviestien kieltä, jota voidaan väärin millään tavalla.
- Ole lyhyt ja makea. Yritä olla kirjoittamatta romaani, kun lähetät sähköpostia. Useimmat ihmiset eivät todellakaan halua lukea paljon sähköpostia. Jos sähköpostiviesti on välttämättä pitkä, yritä avustaa vastaanottajaa korostamalla avainkäsitteitä, käyttämällä luettelomerkkejä tai tiivistämällä aihetta alkuosassa.
- Kommunikoi hyvin. Et halua sekoittaa lukijaasi, joten ota aikaa selvyyden ja tiivistämisen kirjallisuuttasi. Jos lähetät sähköpostia ystävällesi, voit olla rennompi kirjoitustyyliisi. Jos tämä on kuitenkin yritysviestintä , käytä asianmukaista kielioppia ja vältä symbolien tai emojien käyttämistä, jottei sinusta näyttäisi olevan vähemmän ammattimaista.
Sähköpostiviestintä on erittäin suosittu. Ota aikaa palkata kultainen sääntö ja menet pitkälle kohti kiillotettua netiquettia.
Julkaisija Debby Mayne