Pyrkikääkö yrityksesi poistamaan paperirokko usein epäonnistumaan? Tai oletko liian hukkua pöytämalliston pehmeästä paperityypistä kokeilemaan? Saatat tehdä joitakin ymmärrettäviä, mutta itsetaboittelevia virheitä. Lue ohjeet siitä, miten vältät yleisimmät virheet, joita ihmiset tekevät paperitoimitusten hallinnassa.
1. Ei poista paperiasiakirjoja
Saatat joutua vielä hankkimaan laskuja vanhanaikainen tapa, mutta useimmat apuohjelmat helpottavat paperitonta laskutusta.
Kun olet siinä, katso missä muualla voit leikata ylimääräistä paperia. Jos saat luettelot, joita et koskaan vilkaise, ota muutamia minuutteja yhteyttä yrityksiin ja pyydä niitä poistamaan niiden luetteloista. Jos tilaat useita aikakauslehtiä ja sanomalehtiä, mieti, mitkä haluat tulostaa ja mitkä niistä eivät halua lukea verkossa.
2. Keräilypapereiden pinoaminen
Tämä koskee papereita, joita et halua (esim. Roskapostia) ja tarvitsemasi paperit (esim. Laskut). Mitä kauemmin odotat käsittelemään näitä, sitä suurempi on mahdollisuus, ettet koskaan tee sitä, mikä johtaa hylättyihin maksuihin tai laatikoihin täynnä sunnuntain New York Times -vuotta. Helpoin tapa hallita postia on käsitellä kaikkea heti, kun se tulee sisään. Mitä tulee papereihin, sinun täytyy hylätä, kierrä säännöllisesti ajoitettu tehtävä eikä vain tehdä jotain, kun paperit uhkaavat haudata sinut.
3. Epämiellyttävä tai puuttuva arkistointijärjestelmä
Jos sinulla ei ole sijaa tarvittavia papereita varten, eikä ole helppo tapa hävittää niitä, joita et ole, luultavasti vain pinoat ne kaikki ylös ja mentaalisesti arkistoida ne "käsitellä ... jonain päivänä." Vältä tätä luomalla sinulle sopiva järjestelmä, tarkoittaako se vanhan koulun arkistokaapin hankkiminen, luotettava skanneri tai silppuri.
4. Ei ole Launch Pad
Laukaisualusta on omistettu etuoven lähellä, missä tarvitset joka päivä avaimia, lasit jne. - pidetään aina, kun niitä ei käytetä. Käynnistyslevy ei auta kaikentyyppisten paperien sekaan, vaikka se on erinomainen tapa varmistaa, että lähtevä posti pääsee ulos talosta.
Tärkeää on käynnistyslevyn käsite ja tapoja, joilla se auttaa sinua kehittämään.
Pohjimmiltaan lanseerauslautalla on helppo tehdä sama asia samalla tavalla joka päivä. Kun avaat näppäimesi tiettyyn paikkaan, kun olet tullut sisään, on sama käyttäytyminen kuin roskapostin heittäminen heti kun saat sen tai avaat tärkeät postit ajoissa. Kun ajattelet muita asiaan liittyviä päivittäisiä tehtäviä, kuten viestin lajittelu, ne voivat liittyä kyseiseen järjestelmään.
5. Epämääräinen
Tämä on yksi, johon olen syyllinen. Tässä on esimerkki: Tiedostoruudussani on kansio, jossa on merkintä "auto". Tämä tarkoittaa sitä, että jos minun on etsittävä autoni otsikkoa, minun on huolehdittava autopalvelutulojen, autovakuutuksia koskevien asiakirjojen, vanhojen autojen tietojen perusteella En omista enää, ja niin edelleen. (Minulla on myös kansio, joka on merkitty "misc.", Joka on järjestävä katastrofi odottamassa.)
Järjestettäessä papereita, joita sinun pitää säilyttää, on parasta olla mahdollisimman tarkka ja selkeä. Esittelyssä kansioita, joissa on tarroja, kuten "autovakuutukset", "autojen huolto" ja "auton rahoitus", tekisivät arkistointijärjestelmääni paljon vähemmän.
Voit myös leikata paljon ylimääräistä paperia oppimalla kuinka kauan asiakirjojen säilyttäminen on tarpeen .
Jos tallennat vanhentuneita papereita, joita et enää koskaan käytä, lopulta eroon niistä päästään paljon irti elämästäsi.