Nopea tarkistuslista, kuinka pitkään asiakirjat pitävät + Mitä kaatavat
Paperi on tuskaa, ja kotihakemistojärjestelmän hallinta voi olla vetovoima, mutta jotkin asiakirjat, joihin tarvitset todella kiinni, koska et koskaan tiedä, milloin tarvitset niitä. Tässä on alusta, kuinka kauan asiakirjat pysyvät ja kun olet valmis niiden kanssa. Tämän pitäisi toimia pikaisena oppaana toimivan kodin arkistointijärjestelmän luomiseen ja ylläpitoon.
Ensinnäkin, ajattele leikata vastaanottamasi paperi ja lopulta joutuisit pienentämään tai pienentämään tiedostoa.
Tämä tarkoittaa, että päästään irti roskapostista, allekirjoittaessasi sähköisiä laskuja ja et hyväksy lentolehtisiä, kuponkeja, joita et koskaan käytä, tai muusta ephemerasta, jonka tuntuu siltä, että sinun pitää jäädä kiinni, kun tiedät, ettet todellakaan ole.
Jos olet todella kamppailee paperirokotuksen kanssa siihen pisteeseen, jossa sinusta tuntuu siltä, että saatat kerätä sitä , päästä ammattikäyttöön, joka voi ohjata sinut läpi muuttumattoman prosessin.
Toinen vaihe on varmistaa, että sinulla on hyvä postihallintajärjestelmä . Mitä tehokkaammin käsittelet postia, johon sinulla on tulossa, sitä harvemmin tarvitset suuren arkistointi-, raivaus- / kierrätysistunnon.
Aseta sähköinen arkistointijärjestelmä
Päästä eroon paperin arkistoinnista asettamalla sähköisen arkistointijärjestelmän säästät tilaa ja pääset eroon paperin sekavuudesta. Se on voitto. Nykyään sähköinen arkistointijärjestelmä tekee paljon järkeä. Aloittamiseen tarvitaan skanneri ja paikka tallentaa tiedostot, kansiojärjestelmä tietokoneelle tai pilvessä ja ulkoisen kiintolevyn.
Aseta yleiset kansiot erilaisiin asiakirjoihin (esimerkkejä: kotitalous, verot, auto, syntymätodistukset jne.). Sinun ei tarvitse liian tarkkaasi asiakirjan tallentamista, koska sähköiset arkistointijärjestelmät ovat haettavissa.
Sitten skannaa jokainen asiakirja ja tallenna kansioon sisällön mukaan.
Tärkeiden asiakirjojen kopioiden pitäminen
Asiantuntijat suosittelevat kopioiden säilyttämistä erittäin tärkeiden asiakirjojensa puolesta.
Tämä voi tarkoittaa, että kopiota säilytetään pilvitietojasi ja toinen kovalevyllä. Se voi tarkoittaa myös yhden kopion säilyttämistä sähköisessä arkistoinnissa ja yhden paperiversion tulenkestävässä turvassa.
Tallenna nämä asiakirjat ikuisesti
Nämä asiakirjat on säilytettävä ikuisesti:
Academic Records - Tutkintotodistukset, opintosuoritukset ja mahdolliset salkutyöt, joita voidaan tulevaisuudessa käyttää työn hakemiseen.
Adoptiopaperit
Kaste-todistukset
Syntymätodistukset
Kuolematodistukset - Tarvitaan veroa.
Kuljettajan lisenssit
Työnantajan rekisterit - Kaikki lausekkeet, sopimukset, kurinpitoasiakirjat ja suoritustarkastukset.
Avioliittotodistukset
Potilastiedot
Sotilaskertomukset
passit
Eläke- ja eläketallenteet
Sosiaaliturvakortit
Wills
Tallenna lyhyemmäksi ajaksi
Nämä asiakirjat saatat koskettaa yhtä usein kuin kuukausittain tai viikoittain:
Pankkitili - 1 kuukausi
Laskut - 1 vuosi mitään veroa tai takuuta varten, kaikki muut laskut tulee purkaa heti, kun ne on maksettu.
Luottokorttilaskut - Hävitä heti maksettuina.
Home Improvement Receipts - Säilytä, kunnes koti on myyty.
Investointitiedot - 7 vuotta tilin sulkemisen tai myymisen jälkeen.
Vuokrasopimukset - Pidä, kunnes olet siirtynyt ulos ja saanut talletuksen takaisin vuokranantajalta.
Paychecks / Pay Stubs - 1 vuosi, kunnes olet saanut W-2: n
Myyntikulut - Pidä takuun voimassaoloaika. Ilmeisesti tämä koskee vain suuria ostoksia, kuten laitteita ja elektroniikkaa. Tyypillisesti pidät kuitit asioista, kuten päivittäistavaroihin ja vaatteisiin, niin kauan kuin tiedän, että tarvitsen kuittausta paluuta varten.
Verotusasiakirjat - 7 vuotta mukaan lukien arkistointi ja kaikki mukana olevat asiakirjat, kuten W-2 ja kuitit.
Ajoneuvotiedot - Säilytä, kunnes vene, auto tai moottoripyörä myydään.
Kuinka päästä eroon asiakirjoista
Raaputusasiakirjat ovat tärkein tapa suojella itseään identiteettivarkauksilta. (Lue haastattoni turvallisuusasiantuntija Jay Foley: n kanssa siitä, miten suojaat identiteettivarkailulta). Mietitkö mitä murskata? Yleissääntönä on mitä tahansa seuraavia tietoja: tilinumero, syntymäpäivä, tytärnimet, salasanat ja nuolet, allekirjoitukset ja sosiaaliturvatunnukset.
Jälleen nämä ovat ei-aivot.
Tässä ovat perusteet:
Jos asiakirjat ovat edelleen "aktiivisia", sinun on pidettävä niitä viitattaessa ja luotava yksinkertainen kotihakemisto. Tämä merkitsee asiakirjojen arkistointia aiheittain ja sitten katkaisemalla ne, kun ne eivät enää ole käytössä.
Mitä asiakirjoja hajaantuu
Jos olet valmis näiden asiakirjojen kanssa, eikä niitä enää tarvita, tässä on mitä haluat (kaikki muu - kuten paperityöt - voit kierrättää vain).
ATM-tulot
tiliotteet
Synnytystodistus
Peruutetut ja mitätöidyt tarkastukset
Luottokorttilaskut
Luottoraportit
Kuljettajan käyttöoikeudet (vanhentunut)
Työtodistukset, joilla on tunnistamista
Vanhentuneet passit ja viisumit
Sijoitustilin tilit #
Lailliset asiakirjat
Investoinnit, varastot ja kiinteistötransaktiot
Allekirjoitetut tuotteet (vuokrasopimukset, sopimukset, kirjeet)
Matkatavaroiden tunnisteet
Lääketieteelliset ja hammaslääketieteelliset tiedot
Sosiaaliturvatunnus
Salasanat tai PIN-numerot
Maksa tynkäsi
Ennakkoon hyväksyttyjä luottokorttisovelluksia
Kuitit, joissa on tilinumero, luottokortin numero tai muu tunnistetieto
Verolomakkeet
Transkriptit, joilla on tunnistetiedot niistä
Matkareitit
Käytetyt lentoliput
Utility laskut (puhelin, kaasu, sähkö, vesi, kaapeli-tv, Internet)
Varmista, että sinulla on joustava arkistointijärjestelmä, jonka avulla nämä asiakirjat pysyvät tarkkailussa ja pilkkoina, kun niitä ei enää tarvita.
Jokainen, mitä aiot pitää, täytyy toimia, organisoida ja arkistoida. Pidän kotiosastojärjestelmästäni.