Tehtävien priorisointi

Joten sinulla on kaikki tämä tavara saada aikaan päivittäin ja teidän listalle on täynnä - mistä tiedät, mitä tehdä ensin, toisella ja kolmannella?

Melko paljon tuntuu, että heillä on liikaa tekemistä ja liian vähän aikaa tehdä se. Usein tämä ylimielinen tunne johtuu siitä, että kykenemättömiä priorisoimaan kaikki näennäisesti painavat tehtävät. Jos tuntuu, että tehtäväluettelo kasvaa pidempään ja et edes tiedä mistä aloittaa, tässä on ohjeita tunnistaa, arvioida ja priorisoida tehtäviesi.

1. Tee luettelo

Ennen kuin yrität lajitella velvollisuutesi tärkeysjärjestyksessä, ota aikaa kerätä kattava luettelo kaikesta, mitä tarvitset tai haluat saavuttaa. Jakaa luettelo osioiksi erilaisiin tehtäviin. Näihin luokkiin voi kuulua:

Päivittäiset tai viikoittaiset tehtävät

Nämä ovat arkipäivää "to-dos", joka voi olla henkilökohtainen ( aterian suunnittelu ja päivittäistavarakauppa ) tai työhön liittyvä (viikkolehtikokous.) Jos noudatat päivittäistä rutiinia , tunnet nämä tehtävät; jos et, tämä on hyvä aika luoda yksi. Sisältösi voi vaihdella - jotkut ihmiset eivät näe tarvetta muistuttaa itseään sähköpostin tarkistamiseen tai ostamaan päivittäistavaroita, mutta toiset arvostavat jäsenneltyjä muistutuksia tietyistä toimista tiettyinä aikoina tai tiettyinä päivinä.

Tehtävät, joilla on määräajat

Nämä on luonnollisesti tehtävä tietyn päivämäärän mukaan ja vaativat etukäteen valmistelua. Esimerkkeinä voi olla koulupaperi, joka kuluu kolmen viikon aikana tai puolueesi, jonka suunnittelet kuusi kuukautta.

Tällaisia ​​tehtäviä - joita kutsutaan usein projekteiksi - voidaan myöhemmin jakaa pienempiin osiin - esimerkiksi "kirjoituspaperi" voidaan jakaa asiaankuuluvien kirjojen lukemiseen, muistiinpanojen organisointiin, ääriviivan kirjoittamiseen, ensimmäisen luonnoksen kirjoittamiseen ja niin edelleen päällä.

Toistuvat tehtävät

Näitä ei tapahdu päivittäin tai viikoittain, mutta ne eivät ole yhtä aikaa.

Toistuvat tehtävät voivat olla hammaslääkäreiden nimittäminen tai neljännesvuosittaisten verojen tekeminen.

Self-Motivated, välttämättömät tehtävät

Nämä ovat tehtäviä tai hankkeita, joista tiedät, että sinun on tehtävä, mutta kukaan ei tee sinua. Heillä on harvoin, jos ikinä, sisäänrakennettu aikaraja. Ajattele pienyritysten verkkosivustosi kehittämistä tai uuden perusterveydenhuollon tarjoajan löytämistä.

Self-motivoidut, ei välttämättömät tehtävät

Nämä ovat nautinnollisempia aktiviteetteja, jotka kuitenkin taipuvat putoamaan tienpinnalla, kun muut, ilmeisimmin tarpeelliset tehtävät heijastavat niitä. Ajattele lukea iloa tai harrastelkaa.

Someday tehtävät

Nämä tehtävät ovat riippuvaisia ​​tehtävälistan tai mielen taakse, mutta niitä ei yleensä tarvitse tehdä pian tai koskaan. Esimerkki: maalata lämpöpatterit.

2. Järjestä luettelo

Kun olet luetellut kaiken, voit selvittää, mitä tehdä ensin ja järjestää aikataulusi. (Miten fyysisesti teet tämän - paperilla, suunnittimella , sovelluksella, online-kalenterilla tai muulla tavalla - on vähemmän kuin että valitset menetelmän, joka toimii sinulle ja jota käytät.) Tässä on muutamia kriteereitä ajatella jotakin:

Kiireellinen tai tärkeä

Kaikki tehtävät voidaan lajitella yhteen neljästä luokasta. Kiireellisiä ja tärkeitä tehtäviä olisi tehtävä mahdollisimman pian. kiireellisiä mutta ei tärkeitä tehtäviä voidaan siirtää, jos mahdollista, mutta jos ei, aikataulusi tulisi sisältää riittävästi joustavuutta ja ylimääräistä aikaa niiden mukauttamiseksi, kun ne avautuvat; tärkeitä mutta ei kiireellisiä tehtäviä olisi suunniteltava hyvissä ajoin, jotta ne eivät tule kiireellisiksi; tehtävät, jotka eivät ole tärkeitä tai kiireellisiä, voidaan mahdollisesti poistaa, vaikkakin jos pidät heistä, heidän tulisi työskennellä aikataulussaan, jotta he eivät ylenny vaativampiin velvoitteisiin.

Arvioi arvo

Voit arvioida tehtävän arvon useilla eri tavoilla. Voisi olla, ovatko muut ihmiset vaikuttaneet ja kuinka tärkeät nämä ihmiset ovat sinulle (sinun pomoasi ja lasten riippuvuussuhteessa olevien lasten hyvinvointi on tärkeämpää kuin sanoa jonkun muun tuntemattoman ryhmän mielipiteistä liittyä kokoukseen.) Voit myös antaa arvokasta työtehtäviä, joita maksat pitkällä aikavälillä maksamatta, tai että olet yksinkertaisesti palkitseva.

Yksi viittaus, jonka luultavasti kohtaat lukiessasi tehtävien priorisoinnista, on 80-20-sääntö tai Pareto-periaate, jonka mukaan 80% vaikutuksista tulee 20% syistä. Tämä voi olla tai ei voi olla totta sinulle, mutta se on hyvä muistutus tunnistaa, mitä olet todella viettää aikaa ja mitkä ponnistelut ovat maksaa pois.

Ajoitus ja joustavuus

Toimiva aikataulu mahdollistaa muutokset ja tunnistaa aikarajoitukset. Ole realistinen, kun priorisoit ja suunnittelet päivääsi. Jos olet epävarma, yliarvioi, kuinka paljon tietty tehtävä kestää.

Jos kaksi tehtävää on suoritettava samanaikaisesti, valitsemalla ensin, riippuen siitä, miten työskentelet parhaiten. Jotkut ihmiset haluavat yksinkertaisemman tehtävän poissa tieltä keskittyä monimutkaisempaan; toiset taas tuntevat itsensä rauhoittavalta, jos he alkavat ensin kovemmalla tehtävällä ja saavat jonkin tai kaiken sen ennen siirtymistä. Muista, että sinun ei tarvitse ottaa yhtä tehtävää tai projektia alusta loppuun ennen siirtymistä seuraavaan - ellei tietenkään teet näin työtä lisäämällä tuottavuutta.

Rajoita päivittäisten tehtävien suorittaminen enintään kolmeen. Päivä voi myös sisältää pienempiä tehtäviä, jotka ovat rutiineja tai vähemmän tärkeitä tai kiireellisiä, mutta lataaminen tärkeisiin tehtäviin johtaa todennäköisesti stressiin ja pettymyksiin.

Muista, että prioriteetit voivat muuttua - jos pomo tarvitsee sinua tekemään jotain nyt, aikaisempi ensisijainen prioriteetti on todennäköisesti törmännyt toiseen. Siksi on enemmän syytä rakentaa lisää aikataulua joustavuuden lisäämiseksi.

3. Erätehtävät

Laskentatehtävät ovat yksi tehokkaimmista ja tehokkaimmista tavoista saada nämä nalkuttavat, kaiken aikaa tehtävät tehtävät. Antaminen tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että työskentelet saman tyyppisellä tehtävällä yhä uudelleen ennen siirtymistä johonkin muuhun. Ensimmäinen vaihe on tunnistaa tehtävät, joita teet jatkuvasti ja aseta sitten yksinkertainen työnkulku, jotta he voivat seurata. Sitten voit käsitellä näitä tehtäviä samaan aikaan käyttämällä tätä työnkulkua.

Erittely edellyttää samanlaisia ​​tehtäviä, jotka edellyttävät samanlaisia ​​resursseja "erissä" tehokkuuden ja tuottavuuden parantamiseksi. Seuraavassa on esimerkkejä:

• Maksat kaikki laskut samanaikaisesti
• Avaa kaikki viestisi kerran viikossa ja toimita se sen sijaan, että annat sen pinoa päivittäin eikä koskaan pääse siihen

Annostelulla päästään uraan, joka tekee saman tehtävän uudestaan ​​ja uudestaan, joten sinun ei tarvitse tuhlata aikaa selvittääksesi ohjeita tai mitä sinun on tehtävä seuraavaksi.

4. Poista tehtävät

Kun olet luetellut kaikki tehtävät ja lajittanut ne tärkeimmiltä vähiten, selvitetään, mitkä tehtävät ovat luettelon alareunassa. Näitä voi joskus siirtää toiselle, mutta jos se ei ole mahdollista, sinun on päätettävä, aikatauluttaa heille aikaa tai poistaa heidät.

Sinulla saattaa olla luetteloosi tehtäviä, joita sinun ei tarvitse tehdä tai edes halua tehdä, mutta olette tunteneet painostuksen lisäämäksi jossain vaiheessa (mene kuntosalille, osallistu kirjakerhoon.) Nämä voidaan poistaa kokonaan.

Lopuksi on mahdollista vain liikaa tehdä - jos et voi saada kaikkea tehtyä, arvioi työmäärääsi selvittääksesi, tarvitsetko vain jonkin verran harjoittelua priorisoinnissa vai onko joudut kertomaan jollekulle, jota et enää voi jatkaa tietty tehtävä.